Manajemen Personalia: Pengertian, Fungsi, Perbedaan Dengan MSDM

Manajemen personalia adalah segala kegiatan memperoleh, menggunakan, dan memelihara tenaga kerja yang puas.

Ini adalah bagian penting dari manajemen yang berkaitan dengan karyawan di tempat kerja dan hubungan mereka dalam organisasi.

Pengertian Manajemen Personalia

Menurut Flippo, “Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, kompensasi, integrasi, dan pemeliharaan orang-orang untuk berkontribusi pada tujuan organisasi, individu, dan masyarakat.”

Menurut Brech, “Manajemen Personalia adalah bagian yang terutama berkaitan dengan sumber daya manusia dari suatu organisasi.”

Sifat Manajemen Personalia

Sifat Manajemen Personalia mencakup fungsi ketenagakerjaan, pengembangan, dan kompensasi. Fungsi-fungsi ini manajemen personalia lakukan dengan berkonsultasi pada departemen lain.

Manajemen personalia merupakan perpanjangan dari manajemen umum. Ini berkaitan dengan mempromosikan dan merangsang tenaga kerja yang kompeten untuk memberikan kontribusi penuh mereka terhadap masalah tersebut.

Manajemen personalia hadir untuk memberi nasihat dan membantu manajer lini dalam masalah personalia. Oleh karena itu, departemen personalia adalah departemen staf dari suatu organisasi.

Manajemen personalia menekankan tindakan daripada membuat jadwal, rencana, dan metode kerja yang panjang. Masalah dan keluhan orang di tempat kerja dapat manajemen personalia selesaikan secara lebih efektif melalui kebijakan personalia yang rasional.

Hal ini berdasarkan pada orientasi manusia.

Tindakan tersebut mencoba untuk membantu para pekerja agar dapat mengembangkan potensi mereka sepenuhnya.

Selain itu juga, memotivasi karyawan melalui rencana insentif yang efektif sehingga karyawan rela memberikan kerjasama penuh.

Manajemen personalia berhubungan dengan sumber daya manusia yang menjadi perhatiannya.

Dalam konteks sumber daya manusia, ia mengelola baik individu maupun pekerja industri.

Fungsi Manajemen Personalia

Manajer personalia adalah kepala departemen personalia. Dia melakukan fungsi manajerial dan operatif manajemen.

Fungsi manajemen personalia dapat kita ringkas sebagai berikut:

• Manajer personalia membantu manajemen puncak – Manajemen puncak adalah orang-orang yang memutuskan dan membingkai kebijakan utama yang menjadi perhatian. Segala macam kebijakan yang berkaitan dengan personalia atau tenaga kerja dapat tersusun secara efektif oleh manajer personalia.
• Dia menyarankan manajer lini sebagai spesialis staf. Manajer personalia bertindak sebagai penasihat staf dan membantu manajer lini dalam menangani berbagai masalah personalia.
• Sebagai konselor, manajer personalia menangani masalah dan keluhan karyawan dan membimbing mereka. Dia mencoba menyelesaikannya dengan kemampuan terbaiknya.
• Manajer personalia bertindak sebagai penghubung antara manajemen dan pekerja.
• Manajer personalia bertindak dalam kontak langsung dengan karyawan, dan dia harus bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam komite yang telah pemerintah tunjuk. Dia mewakili perusahaan dalam pelatihan programmer.

Perbedaan Antara Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya Manusia.

Ada beberapa titik perbedaan antara Manajemen Personalia (PM/ Personnel management) dan Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM/ Human Resource Management), meskipun, pada beberapa isu utama, PM dan HRM sangat identik.

Manajemen Personalia Tradisional cenderung sempit, berusaha untuk menghadiri manajer lini. Sebaliknya, HRM terintegrasi ke dalam peran manajer lini dengan posisi proaktif yang kuat dan bias terhadap bisnis.

PM memiliki sejarah dalam menekankan kontrol birokrasi, seringkali dalam arti reaktif, yaitu, kontrol sistem kepegawaian dan personalia.

Beberapa akan berpendapat bahwa PM mewakili sistem yang sangat terkotak-kotak.

Sebaliknya, HRM membuat upaya yang gigih untuk menjadi mekanisme yang lebih integral dalam membawa masalah orang sejalan dengan masalah bisnis, dengan orientasi pencarian masalah dan pemecahan masalah yang jelas dan tekad untuk membangun sistem organisasi kolaboratif.

Peran manajemen puncak dalam menetapkan agenda perubahan dan pengembangan sangat terlihat dalam HRM.

Dari diskusi di atas, kita dapat membuat perbedaan utama antara manajemen personalia tradisional dan HRM modern.

Manajemen sumber daya manusia adalah versi baru dari manajemen personalia. Tidak ada perbedaan khusus antara manajemen sumber daya manusia dan manajemen personalia.

Namun, ada beberapa perbedaan dalam hal-hal berikut:

• Manajemen personalia adalah pendekatan tradisional untuk mengelola orang-orang dalam organisasi. Manajemen sumber daya manusia adalah pendekatan modern untuk mengelola orang-orang dalam organisasi.
• Pada manajemen personalia berfokus pada administrasi personalia, kesejahteraan karyawan, dan hubungan kerja. Manajemen sumber daya manusia berfokus pada perolehan, pengembangan, motivasi, dan pemeliharaan sumber daya manusia dalam organisasi.
• PM mengasumsikan orang sebagai input untuk mencapai output yang mereka ingingkan. Manajemen sumber daya manusia menganggap orang sebagai sumber daya yang penting dan berharga untuk mencapai output yang perusahaan inginkan.
• Pada manajemen personalia, fungsi personalia untuk kepuasan karyawan. Sedangkan, manajemen sumber daya manusia, fungsi administrasi untuk pencapaian tujuan.
• Di bawah manajemen personalia, desain pekerjaan berdasarkan pembagian kerja. Di bawah manajemen sumber daya manusia, fungsi desain pekerjaan berdasarkan kerja kelompok/kerja tim.
• Pada manajemen personalia, karyawan memiliki kesempatan pelatihan dan pengembangan yang lebih sedikit. Di bawah manajemen sumber daya manusia, karyawan memiliki lebih banyak kesempatan pelatihan dan pengembangan.
• Dalam manajemen personalia, keputusan oleh manajemen puncak sesuai dengan aturan dan peraturan organisasi. Dalam manajemen sumber daya manusia, keputusan dibuat secara kolektif setelah mempertimbangkan partisipasi karyawan, wewenang, desentralisasi, lingkungan yang kompetitif, dll.
• Manajemen personalia berfokus pada peningkatan produksi dan kepuasan karyawan. Manajemen sumber daya manusia berfokus pada efektivitas, budaya, produktivitas, dan partisipasi karyawan.
• Pada manajemen personalia berkaitan dengan manajer personalia. Sedangkan, manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan semua tingkat manajer dari atas ke bawah.
• PM adalah fungsi rutin. Manajemen sumber daya manusia adalah fungsi strategis.

Manajemen sumber daya manusia adalah versi baru dari manajemen personalia. Tidak ada perbedaan khusus antara manajemen sumber daya manusia dan manajemen personalia. Perbedaan antara manajemen personalia dan manajemen sumber daya manusia bisa Anda baca di sini.

Sejarah Perubahan Manajemen Personalia Menjadi Manajemen Sumber Daya Manusia Strategis

Dalam beberapa tahun terakhir sejumlah besar literatur tentang manajemen personalia telah kritis terhadap peran organisasi.

Persepsi yang masyarakat umum pegang secara luas bahwa fungsi tersebut terbatas pada posisi reaktif, perkelahian karyawan, dan administratif yang gagal menjadi relevan dengan tujuan organisasi.

Persepsi yang biasa bahwa manajemen personalia harus memperbaiki ini dengan terlibat pada tingkat strategis.

Ada kecenderungan untuk mengganti istilah manajemen personalia dengan HRM. Kemudian muncul pula konsep strategic human resource management (SHRM).

Ada juga tanda-tanda bahwa peran manajemen personalia sedang terkikis karena tanggung jawab untuk aktivitas tertentu yang sebelumnya didelegasikan kepadanya. Kemudian, dikembalikan ke manajemen lini dalam pendefinisian ulang tanggung jawab manajemen untuk mengelola orang.

Fungsi manajemen personalia tidak memiliki relevansi strategis karena terkunci dalam peran administratif. Ada potensi konflik dalam hubungannya dengan manajer lini karena manajemen sumber daya manusia adalah dimensi dari semua peran manajerial.

Temuan penelitian terbaru menunjukkan pergeseran tanggung jawab untuk banyak aspek manajemen personalia dari fungsi dan menuju manajemen lini.

Ada laporan bahwa lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat yang mengakibatkan globalisasi dan kebutuhan akan daya saing telah menyebabkan manajemen membawa fokus baru pada bagaimana mengatur dang mengelola sumber daya manusia.

Tinjauan literatur mengungkapkan dua untaian yang berbeda, dan ini adalah: penggunaan istilah “manajemen sumber daya manusia” yang cukup luas, sering kita singkat (HRM); dan munculnya istilah manajemen sumber daya manusia strategis.

Tahapan Pengembangan dari Manajemen Personalia ke HRM dan SHRM

Wayne Cascio (1989) membagi pengembangan dari Manajemen Personalia ke HRM dan SHRM menjadi tiga (3) fase yang berbeda: –

• Tahap Satu – 1900 – 1940-an Kesejahteraan dan Administrasi.
• Tahap Dua – 1940-an- pertengahan 1970-an kesejahteraan, administrasi, kepegawaian dan pelatihan manajemen personalia, dan hubungan industrial;
• Tahap Tiga – pertengahan – 1970-an – 1990-an HRM dan SHRM.

Hal utama dari setiap tahap perkembangan kita bahas di bawah ini:

Tahap Satu: Kesejahteraan dan administrasi (1900-1940-an)

Fungsi personalia dilakukan oleh supervisor, manajer lini, dan spesialis awal (misalnya, petugas rekrutmen, pelatih, petugas kesejahteraan) jauh sebelum mendirikan asosiasi nasional yang mewakili “profesi” personel atau manajemen sumber daya manusia.

Manajemen Ilmiah J. Taylor (1856-1915), melalui desain pekerjaan, sistem penghargaan terstruktur, dan teknik seleksi “ilmiah”, membantu menyempurnakan praktik manajemen personalia dalam perekrutan dan penempatan karyawan personel terampil.

Ilmu Perilaku menambahkan pengujian psikologis dan sistem motivasi, sedangkan ilmu manajemen berkontribusi pada program manajemen kinerja.

Sebelum Perang Dunia Kedua pada tahun 1945, fungsi manajemen personalia sebagian besar terfragmentasi dan sering dilakukan oleh manajer lini sebagai bagian dari tanggung jawab manajemen mereka secara keseluruhan.

Selama periode ini, masyarakat umumnya stabil, meskipun terjadi Perang Dunia Pertama yang menyebabkan kenaikan tingkat depresi.

Serikat pekerja aktif, sebagian besar berfokus pada masalah gaji dan kondisi kerja.

Fungsi personalia terutama terbatas pada area administratif (misalnya, catatan upah/gaji, prosedur disiplin, dan aktivitas kesejahteraan karyawan).

Tahap Dua: Kesejahteraan, administrasi, kepegawaian, dan pelatihan (1940-an-pertengahan 1970-an)

Perang Dunia Kedua yang disebutkan di atas memiliki dampak yang signifikan terhadap mereka yang tertinggal, terutama dalam bisnis dan pasar tenaga kerja.

Selama Perang Dunia Kedua, tidak hanya ada kelangkaan tenaga kerja di industri penting seperti amunisi dan makanan, tetapi juga ada peningkatan masalah dan kinerja karyawan yang ada.

Banyak lagi perempuan yang terlibat di semua bidang industri untuk menggantikan suami dan saudara laki-laki mereka yang berada di dinas militer.

Tekanan keuangan, sosial, dan keluarga mulai menghambat produktivitas dan output karyawan tersebut, dan mereka menjadi semakin sulit untuk direkrut.

Ketika perang berakhir, tentara yang kembali membanjiri pasar tenaga kerja, seringkali dengan keterampilan kerja yang tidak memadai.

Inisiatif pemerintah mendorong karyawan, dan mereka sendiri pascaperang dalam ekonomi berkembang. Beberapa pengusaha melihat layanan kesejahteraan bagi karyawan untuk menarik dan mempertahankan karyawan dan memastikan produktivitas mereka yang berkelanjutan.

Kursus pelatihan diluncurkan untuk membekali praktisi dengan keterampilan yang diperlukan.

Lebih banyak organisasi mulai mempekerjakan spesialis untuk melakukan rekrutmen, pelatihan, dan kegiatan kesejahteraan, menghapus fungsi-fungsi ini dari manajer lini.

Tahap ini ditandai dengan perluasan fungsi personel yang diperlukan untuk ekonomi pascaperang; perpindahan bertahap dari pendekatan spesialis ke pendekatan yang lebih umum; adopsi teori termasuk manajemen ilmiah, ilmu perilaku, dan hubungan manusia.

Periode ini menandai kebangkitan serikat pekerja. Serikat pekerja berfokus pada masalah gaji dan kondisi kerja, memaksa aktivitas personel lebih lanjut untuk memasukkan pertimbangan hubungan industrial.

Meskipun aktivitas personalia meluas, sebagian besar terpisah dari hubungan industrial, dan filosofi profesional tidak ada.

Tahap Tiga: Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manajemen Sumber Daya Manusia Strategis (pertengahan 1970-an – 1990-an)

Periode ini ditandai dengan persaingan ketat di pasar tenaga kerja dunia. Pengaruh teori “Excellence” yang disebutkan sebelumnya mulai mempengaruhi manajemen karyawan.

Manajemen personalia berubah menjadi manajemen sumber daya manusia pada 1970-an, mewakili perubahan menuju integrasi fungsi personalia, yang secara strategis berfokus pada efektivitas organisasi secara keseluruhan.

Tidak seperti periode sebelumnya, tahap ini merupakan integrasi manajemen personalia dan hubungan industrial ke dalam pendekatan yang terkoordinasi dan strategis untuk mengelola karyawan organisasi, yang mengarah pada pengembangan Strategic Human Resource Management (SHRM).

SHRM dapat dianggap sebagai perspektif “makro” (misalnya, strategi dan kebijakan), sedangkan Manajemen Sumber Daya Manusia lebih mewakili pendekatan mikro.